CRM Accelerate

 

SuiteCorner har med grunden NetSuite (SuiteSuccess Finance First) + SuiteCorners CRM Accelerate, byggt ut NetSuite med ytterligare 3 branschspecifika moduler för att hantera Medlemskap, Utbildningar & Event samt Certifiering & Taggningar.

Genom dessa grundpelare får kunderna snabbt och kostnadseffektivt en helhetslösning i vilken de kan hantera hela sin verksamhet och inte bara det som är specifikt för medlemsorganisationer och förbund.
Nedan går vi igenom de 3 branschspecifika samt andra fördelar paketeringen erbjuder.

Medlemskap

Kundkort
I lösningen använder vi kundkortet i NetSuite för att hålla reda på alla medlemmar, både de som ligger i en ansökningsprocess samt alla de som ni bearbetar för att ni vill att de ska bli medlemmar hos er.

Beroende på om ni har privatpersoner eller företag som medlemmar väljer ni hur ni vill spara kundkortet. Att vi utgår från kundposten i NetSuite ger oss en mängd fördelar när det kommer till fakturering, marknadsföring, supporthantering etc. 
 
Ansökningsprocessen
För att göra det enkelt för en potentiell medlem att ansöka om att bli medlem innehåller lösningen flera olika online-formulär, för att kunna göra en intresseanmälan eller för att direkt ansöka om ett medlemskap.

  • När en intresseanmälan kommer in får personalen på medlemsadministrationen en notifiering om att det nu finns en intresseanmälan som behöver behandlas. Vidare kontakt med den potentiella medlemmen hanteras här efter via mejl (baserade på mejlmallar) eller telefonsamtal.
  • Om det är en medlemsansökan som kommer in går det automatiskt ut mejl med inbetalningsinstruktioner till den blivande medlemmen. När betalningen registrerats skapar medlemsadministrationen ett nytt medlemskap och medlemmen får en bekräftelse på sitt medlemskap samt ett kvitto på sin betalning.

 
Medlemsinformation
För varje medlem skapas en medlemskapspost som är knuten till kundkortet. Varje medlemskap har ett Startdatum, och så länge medlemskapet är aktivt, ett tomt Slutdatum. Medlemsposten innehåller information om typ av medlemskap, medlemspris samt vilken primär roll medlemmen har i föreningen.
Det går att knyta en kund till flera medlemskap vid behov. Vanligt förekommande när en förening är uppdelad i flera regioner och/eller områden. Det går också att hålla koll på vilka olika roller en medlem haft under sin aktiva tid i föreningen. På detta sätt får ni en bra överblick över en medlem och dennes åtaganden.
Till respektive medlemskap är givetvis betalningsstatus och annan information som rör medlemskapet knuten.
 
Faktureringsrutiner
Lösningen hanterar fakturering av alla medlemskap. Medlemskapen kan faktureras årsvis, kvartalsvis eller månadsvis, beroende på hur era rutiner ser ut.
Medlemsorganisationer är ofta uppdelade i olika regionala områden men även i olika medlemskategorier och medlemstyper. Alla dessa kombinationer kan resultera i differentierad medlemsavgift som behöver hanteras i processen. För att minimera felaktigheter tar faktureringslösningen höjd för de vanliga kombinationerna av prissättning och indikerar innan processen startats vilka medlemmar som kommer faktureras och till vilket pris. En faktura ställs vanligen ut till den person eller företag som är knuten till medlemskapet. Det är i branschen vanligt förekommande att en annan part ansvarar för betalningen vilket lösningen givetvis tar höjd för. 
 
Fördelar
Tydliga processer som hjälper medlemsadministratören hela vägen från en ansökan till fakturering. Detta minimerar manuellt arbete, förenklar och skapar en professionell kommunikation med medlemmarna, ökar kvaliteten på data och begränsar behovet av support.

Vanligt förekommande, inom denna bransch, så behöver verksamheten nå ut till sina medlemmar med relevant information inom ett visst område. Det är i lösningen enkelt att söka fram enskilda medlemmar eller en grupp av medlemmar baserat på sökningar som enkelt skapas i systemet. Det går också enkelt att skapa utskicksgrupper som enkelt kan återanvändas. Skräddarsydda e-postmallar och marknadsföringsfunktioner öppnar upp för att nå ut med information till dessa grupper direkt från systemet.

Utbildning & Event

Det är många medlemsorganisationer som anordnar utbildningar och olika event, både för sina medlemmar men också för externa deltagare. Detta hanteras i utbildningsmodulen som är en integrerad del i lösningen.
 
Utbildning
En utbildning administreras via en funktion i utbildningsmodulen. Här lägger utbildningsadministratören upp all information som är specifik för utbildningen.
 
Utbildningstillfällen
Varje utbildning kan hållas vid flera tillfällen. Det är vanligt att samma utbildning återkommer år efter år eller månad efter månad. Till utbildningstillfället knyts all information för det specifika tillfället. Grundinformation från utbildningen speglas givetvis ner till utbildningstillfället men det som är unikt för det specifika utbildningstillfället anges bara här. Hit hör givetvis start och slutdatum, men även datum för sista ansökningsdag, på vilken ort utbildningen hålls och vem som är lärare. Det är också utbildningstillfället som håller reda på vad kursen kostar, hur många deltagare kursen har plats för och vad minsta antal deltagare som krävs för att kursen ska genomföras. För en smidig hantering kan även denna information hämtas från ett tidigare tillfälle. 
 
Schemaläggning

Varje utbildningstillfälle består av ett eller flera pass. Detta hanteras via schemaläggningstabell. Via schemat håller ni reda på lektionstillfällens datum, start och sluttid, lärare och lokaler. Utbildningsadministratören kan själv välja hur detaljerat ett schema ska vara, bara start och slut för varje dag eller om alla raster och luncher ska finnas med i schemat.
 
Lokalhantering
Varje schemalagt pass måste knytas till en lokal (om det inte är online). För att administrera alla lokaler och byggnader använder sig utbildningsadministratören av en lokaltabell i vilken ni kan ange byggnad, ort, adress, lokal och vägbeskrivning.
 
Utbildningsansökan
Alla som vill gå kursen registreras i en utbildningsansökan. Detta kan göras manuellt av utbildningsadministratören men det går också att ansöka om en utbildningsplats via ett onlineformulär, alternativt via en kundinloggning (MyPage) knuten till ett medlemskap.
Till en utbildning kan ni efter behov välja vilka statusar en ansökan ska passera innan den som söker blir antagen. Det kan vara så att ni behöver kontrollera förkunskaper eller bara säkerställa att antal utbildningsplatser räcker till innan ni meddelar den som sökt blivit antagen till utbildningen. Detta hanterar ni per utbildningstillfälle.
När en ansökan registrerats skickas ett mej automatiskt som talar om att ansökan registrerats. Därefter kan olika mejl skickas, med eller utan automatik, beroende på vart i processen ansökan ligger. Slutligen skickas en bekräftelse på att den sökande blivit antagen. I bekräftelsen kan ni skicka information om kursen, vilka som deltar, tillhörande schema och lokaler, samt vägbeskrivning.
 
Tillval
Den som söker en utbildning kan vilja göra tillval till kursen som ska hanteras och eventuellt påföras som en extra avgift som faktureras separat. Det kan exempelvis vara kursmaterial, kläder, boende, transport, middagar etc. Om en sökande gör ett tillval kan sökande också specificera tillvalet. Det kan exempelvis vara tröjstorlek och färg eller om de vill ha kött, fisk eller vegetariskt till middagen. Till varje val finns en artikel kopplad som håller reda på tillvalets pris.
 
Faktureringsrutiner
För utbildning och utbildningstillval har vi en egen faktureringsrutin som hämtar data från utbildningsposterna och tillval och skapar fakturorna. Detta gör det smidigt att fakturera ett utbildningstillfälle i taget.
Även dessa fakturor kan vara ställda mot annan betalare än den som går kursen. Att en deltagare inte är medlem är inte något problem, de läggs också upp som kunder (utan medlemskap).
 
Event
Utbildningsmodulen går även bra att använda för att hantera olika Event. Principen för att anordna ett event har många likheter med administrationen kring en utbildning, såsom bokning av lokaler, gästföreläsare, material och tillval. Utskick av inbjudan, anmälningshantering och utskick av bekräftelser etc.

Certifering & Taggningar

Certifiering
I samband med en utbildning är det vanligt att deltagaren blir certifierad. I Certifierings & Taggningsmodulen har ni möjlighet att koppla en certifiering till en medlem. Om en medlem tillskansat sig en certifiering eller annan relevant kunskap utanför föreningen går det givetvis smidigt för medlemmen att skicka in information om detta så att en utbildningsadministratör kan verifiera detta och godkänna intyg som därefter knyts till medlemmen.
 
Intyg
Om en deltagare blivit godkänd har ni möjlighet att skapa fina intyg som kan skrivas ut, alternativt mejlas som en pdf till deltagare som deltar på distans.
 
Taggningar
Denna modul kan också användas för att koppla olika taggningar till medlemmen. Ett utmärkt sätt att hålla koll med medlemmarnas olika egenskaper. Kan vara bra att veta vilka som har exempelvis lastbilskörkort, eller vilka som är certifierade att lära ut första hjälpen eller har någon annan kompetens som efterfrågas. Att på ett enkelt sätt kunna tagga upp era medlemmar gör det enkelt att fort hitta rätt person vid rätt tillfälle 

Förkonfigurerat

Utöver de moduler som beskrivits ovan och som hanteras av rollerna Medlemsadministratör och Utbildningsadministratör har SuiteCorner också arbetat mycket för att ge övriga användare en bra upplevelse. Mycket arbete har lagts på att alla roller har startsidor som stödjer användarna i sitt arbete. Vår filosofi är att en användare inte ska behöva leta efter arbetsuppgifter. Med ett kraftfullt system som NetSuite är det inget svårt att ta fram påminnelser och checklistor som stödjer medarbetarna. För oss är det en självklarhet att de som arbetar i system har logiska arbetsflöden och en bra överblick på verksamheten. 
 
Ekonomiroll
En lite enklare och avskalad ekonomiroll för att hantera ekonomin. Det är oftast ganska enkel hantering i denna bransch. Men då vi har grunden i NetSuite (SuiteSuccess Finance First) så har ni ett system som även stora koncerner kan hanterar hela sin ekonomi i. Ni kommer inte sakna något stöd ni efterfrågar.
 
Säljroll
En väldig genomarbetad säljroll som tar kunden genom hela livscykeln. Används för att hitta nya medlemmar, att sälja utbildnings- och eventplatser. Kan givetvis användas till all annan typ av försäljning också.
Med säljrollen kan ni även koppla upp er mot Bisnode. Via kopplingen kan användaren leta efter nya leads att bearbeta, tvätta befintligt kunddata eller göra kreditupplysningar.
 
Säljchef
En roll som används av säljchefer för att kunna analysera säljet, både på övergripande nivå men även på individnivå (per säljare). Uppsatt för att kunna coacha och hjälpa säljarna att bli bättre.
 
Support
Supportcenter med tillhörande dashboards för bättre hantering av frågor från medlemmarna.
 
Marknadsansvarig
Roll för att bedriva kampanjer. Detta center möjliggöra bättre dialog mellan marknad, sälj, utbildning och medlemsadministratörer. Även denna roll har tillgång till Bisnode för att användas i prospekteringssyfte. Via koppling till Bisnode hjälper marknad säljarna att hitta nya leads att bearbeta.
Rollen får också tillgång till förkonfigurerade E-postmallar, Onlineformulär, Grupper och Kampanjer.

Kundinloggning

Det är jätteviktigt att medlemmarna själva kan administrera sina uppgifter men också att de kan hitta information som är avsedd just för dem. Därför har vi arbetat fram ett medlemskundcenter. Via ett eget kundinloggningen, som har eran logga, kan medlemmarna hantera

  • Sitt medlemskap
  • Hitta information om tillgängliga utbildningar
  • Finna länk till utbildningsanmälningsformulär
  • Hitta och hantera sina certifieringar
  • Möjlighet att tagga sig själv för att bli sökbar i olika medlemsportaler och webbsidor
  • Hitta sina fakturor
  • Logga supportärenden och följa hur de utvecklas

Bisnode

För att underlätta för användarna att hålla kunddatan uppdaterad tillhandahåller lösningen också en integrationer mot Bisnode. Via Bisnode kan användarna hantera.

  • Prospektering (kunna segmentera fram leads i Bisnode och skjuta in resultatet in i NetSuite. Segmentering kan göras utifrån SNI-koder, stad, omsättning antal anställda m.m.
  • Hämta företag plus en eller flera kontakter One by One
  • Göra en kreditkontroll
  • Tvätta befintligt kunddata

För att använda Bisnode integrationen krävs ett separat avtal med Bisnode.

Integrationer

Det är vanligt att våra kunder kommer från ett systemlandskap med många system. När kunden väljer NetSuite är det oftast tänkt att bli hjärtat i verksamheten. Fortsättningsvis blir därför NetSuite ”Master” för all kund och kontaktinformation. Därför innehåller paketeringen en färdig integrationsmotor som gör det möjligt för andra system att koppla upp sig direkt mot NetSuite, via RestLet apier, för att kunna prenummenera på uppdateringar som görs av kunder och kontakter.
Via denna integrationslösningen går det givetvis att

  • Prenummenera på de poster ni behöver hålla synkroniserade
  • Läsa data från NetSuite
  • Skapa poster i NetSuite
  • Uppdatera poster i NetSuite

 

 

  

Om ni letar efter en lösning som kan hjälpa er verksamhet att ta sig till nästa nivå tveka då inte att boka upp en demo med oss. 

Klicka på knappen nedan och boka en tid som passar dig och dina kollegor.